¿Cómo gestionar nuestro cerebro para sacar un máximo provecho de nuestro tiempo?

Hoy en día ya no se nos contrata para cumplir tareas rutinarias que pueden ejecutar, con un coste mínimo, potentes ordenadores o bien personas deslocalizadas, en áreas más descentradas de nuestro planeta. La gran novedad es que hoy, cada vez más, ¡SE NOS PAGA PARA PENSAR!

Sin embargo, tomar decisiones complejas o resolver problemas novedosos se puede convertir en una tarea difícil y agotadora a causa de los límites biológicos de nuestros cerebros. Una de las mejores maneras de mejorar nuestro desempeño a este nivel es comprendiendo esos límites. Veamos cómo funciona nuestro cerebro y cuáles son sus límites para poder utilizar los recursos de la manera más eficiente.

El córtex cerebral es la materia gris arrugada que cubre nuestro cerebro. El Neocórtex, o «corteza nueva», es la denominación que reciben las áreas evolutivamente más modernas del córtex que recubre el lóbulo frontal y en especial el prefrontal de los mamíferos. Los humanos contamos con un neo-córtex sólo desde hace aproximadamente un millón de años.

Mientras el neocórtex es liso en las ratas y algunos otros pequeños mamíferos, en los primates adquiere profundos surcos y arrugas. Estos pliegues sirven para aumentar el área del neocórtex. Si se extendiese este área del cerebro de los humanos, alcanzaría el tamaño de una servilleta abierta (unos 0,25m2). Y esta pequeña capa es la que nos proporciona todos nuestros recuerdos, conocimientos, habilidades y experiencias, gracias a sus 30.000 millones de neuronas (el cerebro al completo contiene unos 100 billones de neuronas).

Aunque esta parte de nuestro cerebro sólo representa entre 4-5% del volumen total del cerebro, es donde ocurre toda la magia que nos hace realmente humanos: la percepción, la imaginación, el pensamiento, la conciencia, el juicio y la decisión. ¡Pero no nos engañemos, sus poderes son mucho más limitados de lo que podríamos imaginar!

Según David Rock, fundador del NeuroLeadership Institute, y especialista en coaching, liderazgo y neurociencia, nuestro Córtex Prefrontal (a partir de ahora CPF) ejecuta 5 funciones básicas:

1. COMPRENDER: Comprender significa crear nuevos mapas en el CPF que representan información novedosa y conectar esos mapas con mapas ya existentes en el resto del cerebro.
2. DECIDIR: Decidir significa activar ciertos mapas en el CPF y elegir entre varios de esos mapas. La decisión es parte de nuestro proceso de creatividad.
3. RECORDAR: Recordar significa investigar entre los millones de mapas que se alojan en nuestra memoria y traer al CPF aquellos necesarios en ese momento preciso.
4. MEMORIZAR : Memorizar significa mantener la atención en nuevos mapas en el CPF el tiempo suficiente para que se graben en la memoria a largo plazo.
5. INHIBIR : Inhibir significa reprimir la activación de ciertos mapas como pueden ser el hambre, la rabia, la agresividad, etc…

¡Estas cinco funciones del CPF, tan sencillas en apariencia, son las que marcan TODA la diferencia, en nuestro desempeño como seres humanos! Todos los días y desde nuestra más tierna infancia, exprimimos al máximo nuestro pobre CPF, sin tomar en cuenta que esta parte más nueva de nuestro cerebro tiene serias limitaciones.

La primera y la más importante es el CONSUMO DE ENERGÍA. Nuestro CPF, aunque sólo ocupe el el 4-5% de nuestro cerebro, gasta hasta el 25% del consumo total de éste, es decir mucho  más carburante metabólico como glucosa y oxígeno que otras partes del cerebro que se dedican a funciones más rutinarias como mantener el latido de nuestro corazón, sin que seamos conscientes de ello. Probemos a llevar a cabo un esfuerzo físico pronunciado y luego observar qué pasa si, al mismo tiempo, pretendemos ejecutar un cálculo mental, aunque sea sencillo. Veremos que todo esfuerzo mental reduce nuestra fuerza física hasta en un 50%.

Según David Rock, en su libro “Your Brain At Work” (Ed. Harper Collins/ Business, 2009- todavía no traducido al español), este fenómeno  explica porqué nos agotamos tan rápidamente al usar nuestro CPF, o nos distraemos tan fácilmente cuando estamos cansados o hambrientos. ¡Una hora de trabajo activo de nuestro CPF puede haber agotado nuestras reservas de glucosa! Nuestros recursos para generar pensamiento cualitativo, para tomar decisiones o para controlar nuestros impulsos  son realmente limitados, y si los malgastamos, ya no nos queda energía para la siguiente tarea.

La segunda limitación es que nuestro pobre CPF tiene mucha MENOS CAPACIDAD DE GESTIONAR INFORMACIÓN de la que pensamos. Y el volumen y la complejidad de toda la información que entra por nuestro cerebro en momentos determinados sería suficiente como para bloquear cualquier super-computadora. A nuestro pobre CPF, lo tenemos saturado con miles de mails entrando todo el tiempo, llamadas por el móvil a todas horas, SMS’s, WhatsApps, y el todo acompañado de atenciones sonoras…  Si a esto le añadimos una situación económica inestable, cambios continuos en el trabajo, etc.., nuestro pobre cerebro no da abasto. Y así se generan el stress crónico, el síndrome de “burnout”, las bajas por enfermedad, etc…

Veamos un ejemplo de toda la información que nuestro pobre CPF necesita mantener activa en una simple reunión.  Nuestra Memoria a Corto Plazo se moviliza para custodiar la información relevante de la reunión. Al mismo tiempo, necesitamos recordar los nombres de las otras personas, inhibir ciertos comportamientos (o ideas o el hambre). ¡Para colmo necesitamos tomar una decisión con el proyector que no está funcionando mientras pensamos en los argumentos de nuestra negociación! ¡Nuestro Córtex Prefrontal está sobre-solicitado con el consecutivo gasto de energía que eso significa! Y si a todo esto le añadimos una dosis de estrés que hace que otras áreas del cerebro también estén activadas, a la par que nuestro sistema de defensa en activo, las consecuencias serán agotamiento en un tiempo relativamente corto, además de un desempeño probablemente mediocre.

Muchos de vosotros, en este punto del artículo, pensaréis: “¿Pero qué hacer? ¡Si mi día a día es exactamente eso! ¡No parece que existan soluciones!”

¡Pero si las hay! ¡Y consisten única y exclusivamente  en EJERCER UN CONTROL FÉRREO SOBRE NUESTROS RECURSOS!

Una vez que somos conscientes de que nuestro cerebro pensante, nuestro CPF, es como un recién nacido en comparación con las otras áreas del cerebro, podemos o bien quejarnos de su mediocre rendimiento (¡obvio al ser tan novato!) o bien cuidarlo como si fuera la joya de la corona, para que nos agracie con sus escasos, pero increíbles poderes, asignándolos a tareas REALMENTE IMPORTANTES.

David Rock nos da algunos trucos bien útiles:

1. Lo primero, es SER CONSCIENTES de que por mucho que nos empeñemos, no podemos estar todo el día sentados tomando decisiones brillantes, como el conductor de un camión que conduce largas horas sin producir tanto desgaste. Así que es imprescindible SELECCIONAR MINUCIOSAMENTE cada una de las TAREAS a las que asignemos CPF.
2. Seguidamente, es importante aprender a PRIORIZAR EL PRIORIZAR: Algunas funciones del CPF consumen más energía que otras, como por ejemplo recordar elementos más antiguos o bien visualizar cosas que no hemos visto todavía. De ahí la dificultad de marcar objetivos novedosos. Según David Rock, priorizar es una de las funciones del cerebro que más energía gasta. Cuando escribimos una lista de las cosas que tenemos que hacer y las ponemos en orden estamos utilizando casi cada una de las funciones del CPF: comprender nuevas ideas, tomar decisiones, recordar e inhibir, todas a la vez. Es como el triatlón de las tareas mentales, así que le tendremos que dar prioridad a esta tarea.
3. ORGANIZAR NUESTRA JORNADA POR BLOQUES: Es importante organizar nuestras tareas por bloques relacionados con el tipo de actividad cerebral necesaria para llevarlo a cabo: bloque pensamiento profundo y creativo / bloque de reuniones / bloque para atender a la gente / y bloque para las tareas más rutinarias como contestar mails, llamadas, etc. Por ejemplo, toda actividad que esté relacionada con el pensamiento profundo o creativo tiene que estar organizada en la agenda aprovechando los momentos de más energía mental, por la mañana, nada más entrar en la oficina, o bien al final del día con más calma. Recordemos que tomar una decisión difícil puede llevar unos 30 segundos cuando estamos frescos pero puede convertirse en una tarea imposible si no lo estamos.
4. DESCARGAR AL MÁXIMO NUESTRO CPF para que se pueda concentrar en una ÚNICA TAREA. ¡Queridos amigos, la multitarea es un mito! Si no queremos que baje nuestro nivel de desempeño, la única solución es concentrarnos en una única ocupación. El científico Harold Pashler, de la Universidad de California en San Diego, demostró que cuando la gente realiza dos tareas que requieren el pensamiento consciente a la vez, su capacidad cognitiva puede pasar del rendimiento de un graduado de escuela de negocios de Harvard al rendimiento de un niño de 8 años. Por otro lado, Linda Stone, antigua vicepresidente de Microsoft, habla, en sus numerosos artículos, de la “Atención Parcial Continua”, que ocurre cuando la atención de las personas está continuamente dividida. El efecto es un agotamiento mental constante e intenso. Para luchar contra ese malestar de nuestra sociedad, es imprescindible:
   1. Hacer listas con todos esos elementos que están rondando en nuestras cabezas y que gastan energía y espacio mental. Poner sobre papel cualquier detalle que nos “ocupe espacio mental” para liberar nuestro CPF de todo ruido o saturación.
   2. Utilizar técnicas como los Mapas Visuales para reagrupar numerosos conceptos en poco espacio visual. La capacidad de procesar imágenes de nuestro cerebro es mucho más antigua y potente que la del lenguaje. Hay estudios que demuestran que ante un problema lógico por resolver, las personas lo solucionarán mucho antes si está presentado en forma de interacción entre otras personas, que si está presentado a través de ideas conceptuales sin cuerpo.
   3. Recordar el organizar nuestra jornada por bloques y limitar al máximo las interrupciones. Está probado que las distracciones externas en las oficinas consumen una media de 2.1 horas la día. Otro estudio, publicado en 2005, demostró que los trabajadores pasan una media de 11 minutos sobre un tema antes de ser interrumpidos. Después de una interrupción, tardan una media de 25 minutos en volver a la tarea, si vuelven. Esos intervalos involuntarios consumen tiempo y energía mental y es imprescindible gestionarlos de la mejor manera.
   4. Crear rutinas y sistematizar al máximo las tareas: Es importante repetir actividades específicas una y otra vez hasta que entran en el circuito de las “rutinas”, grabadas en otras partes del cerebro (llamadas Ganglios Basales) que consumen mucha menos energía, liberando así el CPF. Las rutinas son acciones que se siguen una estructura del tipo: “Si…. Entonces…”. Cuantas más rutinas generemos en nuestro trabajo, cuantos más elementos estén sistematizados y no tengamos que malgastar espacio mental para pensar como gestionarlos (organización de horarios, cómo guardar documentos, organización de nuestro escritorio, etc.), más energía tendremos para las tareas realmente relevantes y creativas.
5. HACER EJERCICIO, Y APRENDER A DESCANSAR: Según John Medina, profesor de bioingeniería en la Escuela de Medicina de la Universidad de Washington y célebre autor de “Exprime tus Neuronas, 12 Reglas Básicas para Ejercitar la Mente” (Ed. Gestión 2000, 2011), el ejercicio es fundamental para estimular la capacidad del cerebro. El ejercicio físico impulsa el riego sanguíneo, fomentando el acceso de las neuronas a grupos de alimentos. Por otro lado, el ejercicio también estimula la neurogénesis (la formación de nuevas células en el cerebro) y las conexiones a través del BDNF (Factor Neurotrófico Derivado del Cerebro, por sus siglas en Inglés). Finalmente, Medina cita también en su libro las conclusiones de Mark Rosekind, un científico de la NASA que demostró que una siesta de veintiséis minutos mejoraba el rendimiento de un piloto en más de un 34 por ciento. Como dice Medina: “La pérdida de sueño daña la atención, la función ejecutiva, la memoria de trabajo, el humor, las habilidades cuantitativas, el razonamiento lógico e incluso la motricidad”.

¿Recuperar la “siesta” para aumentar el rendimiento? ¡Un proyecto todavía por implementar en las empresas! Sin embargo, si adoptamos estos pequeños trucos, podremos conseguir un inmenso beneficio en nuestra gestión del tiempo y de los recursos. y